东城区房管局档案盘点整理服务项目比选邀请函

   为规范本局档案库房管理，落实《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》《北京市档案管理工作规范》相关要求，解决现有馆藏档案排架混乱、目录与实体不符、著录信息缺失、无标准化数字备份等管理短板，我局拟实施档案盘点整理服务项目，现采用内部公开比选方式择优确定服务供应商，诚邀具备对应服务能力的单位参与本次比选，有关事项通知如下：

     一、项目概况

  （一）项目名称：东城区房管局档案盘点整理服务项目

  （二）项目实施地点：东城区房管局

  （三）项目基础情况

库房设 A 区 8 列、B 区 13 列、C 区 13 列、D 区 10 列、E 区 17 列，合计644组档案密集架，覆盖全局18个业务科室档案当前存在库房标识老旧、档案错放归类混乱、文件缺页缺签章、档案著录不全、无统一盘点台账、缺少数字化备份等问题，需分两阶段开展专项服务。

  （四）服务工作内容

对本局现有综合办文书档案8515卷、约51090条、2001年至2015年档案约303420页，拆迁科裁决档案1800卷、约7200条、约126000页，按照国家档案局标准进行整理、著录、扫描、数据处理等工作（数据均为估算）。具体服务内容如下：

  1、文书档案审核：对文书档案按照国家档案局标准进行档案审核：对每份以归档文件，按照部门进行核查、分类、鉴定、缺补、盖归档章、写归档章、编制件号、编制页号、编制档号等检查文件是否完整（对档案的“文件、印章、签字等）；编制盒内目录、卷内目录，按照标准进行装订；装盒、写盒脊背信息等补全工作。并对文书档案库房整体盘点、统计、编制台账。

  2、裁决档案整理审核：对每份未归档散文件，按照国家档案局标准进行整理：对每份应归档文件按照部门进行分类、鉴定、写归档章、编制件号、编制页号，检查文件是否完整（对档案的“文件、印章、签字等）、编制页码；盖归档章、写归档章信息、编制档号；按照标准进行装订；装盒、写盒脊背信息工作。

  3、档案著录信息完整规范：按照进馆档案标准录入题名、责任者、文号、文件日期、件号、档号、密级、保管期限等字段，录入办公会纪要需要录入议题等。
  4、档案数字化扫描：（1）扫描整理、档案拆卷、拆件、对档案修补、顺号；（2）对原始图片扫描成JPG格式，具体内容：扫描A4幅面，黑白/彩色二值，扫描分辨率不小于300dpi，TIF/JPG格式，双层PDF扫描分辨率（300－600DPI）、纸张大小、纸张脆弱度、参数、色彩、亮度等）；（3）对扫描后的档案进行装订还原、打印目录、编写备考表、编写档案盒信息、排序装盒、档案盒上架；
  5、档案数据处理：（1）对扫描后的图片数据质检①图像歪斜②图像脏点、脏斑：③图像黑边：④修复后重新上传。按照每份文件及档号唯一性每份文件合并成一份PDF文件，进行双层PDF格式OCR转换，PDF文件批量转到档案管理系统中；（2）扫描后文件编制归档编号并保正与著录目录信息及档案管理系统信息一致；（3）经验收合格的完整数据应及时进行备份。两套备份:一套为双层PDP格式便于纸质档案数字影像利用:一套为TIFF、JPEG或者JPEG2000等通用格式，便于长期储存。

  二、项目报价表（预估工作量，最终据实结算）

                                              金额单位：元（人民币）

1. 本次报价须包含 6% 增值税税费；

2. 结算规则：表格内数量均为预估量，项目完成后按照实际完成工作量进行中标单价据实结算，总价多退少补；服务商报价不得高于上述参考单价，高于参考单价视为无效参选文件。

  三、参选单位资格要求

1. 依法在国内注册登记，独立法人企业，持有有效营业执照，经营范围包含档案整理、档案数字化、档案库房配套服务相关内容；

2. 近3年内具有机关、事业单位档案整理/档案数字化同类服务业绩，须提供对应合同复印件佐证；

3. 具备独立实施本项目的专业档案工作人员、全套扫描及办公设备，能够自行承担全部耗材；

4. 无重大违法失信记录，未被列入经营异常名录、失信被执行人名单；

5. 具备完善档案保密管理制度，承诺严格遵守机关档案保密规定，签订保密协议，不得泄露馆藏档案信息。

  四、需提交的参选资料（一式三份，密封递交）

1. 参选报价函（含分项单价、预估总价、含税说明、结算承诺）；

2. 企业营业执照复印件（加盖公章）；

3. 法定代表人身份证明、授权委托书及授权代表身份证复印件（加盖公章）；

4. 近三年同类档案服务项目业绩合同复印件；

5. 企业档案管理、保密管理制度、项目服务团队配置方案；

6. 完整项目实施方案（人员配备、项目工期进度、质量管控措施）；

7. 服务承诺（档案质量、档案保密、售后质保、工期保障等）。

  五、比选流程及时间安排

1. 参选文件递交截止时间：2026年11月3日9:30，逾期递交、未密封、资料不全均不予受理；

2. 现场比选评审时间：2026 年11月4日，组织内部评审小组综合对比报价、方案、业绩、服务能力择优确定中选单位；

3. 结果通知：评审完成后3个工作日内以书面形式告知中选服务商，未中选单位不再另行通知。

  六、其他重要说明

1. 本项目不支付参选单位任何参选补偿，无论中选与否，参选资料不予退回；

2. 服务全过程须严格遵守《档案法》及保密相关规定，如发生档案损毁、信息泄露等情况，甲方有权立即终止合同并追究全部赔偿责任；

3. 项目全部服务质量须通过我局档案管理部门验收，验收不合格服务商须无条件返工直至达标；

4. 本通知未尽事宜，以东城区房管局现场答疑解释为准。

北京市东城区房屋管理局

2026年10月28日