2006年第七期

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   2006年8月30日

    ※ 档案业务面面观 ※            
   
    ◆ 区房屋管理局进一步落实档案收集整理工作，认真做好档案信息平台基础建设  向各科室下发《进一步做好档案收集整理工作安排通知》，要求：一是明确具体任务、落实责任到人。首先明确各科收集整理任务范围；其次，要求有关科室8月10日前，统计出现存档案数量，制定下一步收集整理进度计划，以及具体责任人员名单。8月10日后，每旬后2日内向信息数据档案中心报送整理档案工作质量和进度报表，信息数据档案中心汇总后报局领导。二是统一档案整理规范和档案清册项目，确保档案整理质量。各相关部门要按照《档案整理规范》和模板，统一各类档案整理装订规范。尚未制作档案样本的部门要及时把上述类别的档案各选数份送信息数据档案管理中心，由信息数据档案中心完成样本的制作。信息数据档案中心与相关部门根据查询统计和日后建立房屋信息系统平台的需要，共同确定各类档案清册项目，并统一采用Excel表格录入。三是做好整理档案工作的协调及服务保障。综合办公室将整理档案所需的装订机、打号机等工具型号、数量报机关事务管理服务中心统一购买发放。四是明确档案归档的要求和时限。立卷归档文件必须符合《档案整理规范》的标准，交接时档案移交部门人员和信息数据档案管理中心人员根据交接清册逐卷核对，核对无误后双方在两份交接清册签字确认，各留存一份。市场管理科和房地产事务所产生的档案在  核对纸质档案和电子档案完全相符后方可归档。归档时限由局档案收集整理领导小组根据各科室、单位报送的档案整理计划研究，并报请主管局长批准确定。同时召开了专兼职档案员会议进行培训，局领导要求全局各部门要统一档案整理规范，严格按通知要求完成档案收集整理工作。
    ◆ 区地税局建立实物档案照片资料册  聘请了专业摄影师将1994年建局10多年以来的实物档案拍成照片242张，按年度、档号收集成册，并注明获奖名称、颁发单位、形成时间等。同时将实物档案照片刻录成光盘，实行纸制和光盘的“双轨制”管理。实物档案用照片文字的形式记载，不仅有利于保存，而且充分发挥了快速检索的优势，弥补了传统检索方式的不足，更好地发挥档案在现实工作中的作用。
    ◆ 区园林局认真落实局领导指示，扎实做好基层档案工作   针对基层档案管理工作制定了 “三步走”工作计划。即：调查摸底，检查指导；搞好针对性业务培训；组织基层档案员互查互学，取长补短，进一步做好本单位档案的整改工作，争取年底前步入规范化管理轨道。 8月8日，局办公室主任带领局档案员利用五个半天的时间，完成了对基层档案工作的调查摸底和检查指导工作。检查内容包括：档案制度的落实与修改、案卷质量、编研材料、档案的安全管理、档案的利用及一些基础性管理工作。检查中针对发现的问题提出了整改要求，要求基层档案员近期做好初步整改工作。 通过本次检查，希望各单位进一步加强对档案工作的领导和支持，要将档案工作列入领导工作议事日程，从人、财、物等方面创造良好的条件，切实解决档案工作中遇到的困难和问题，采取有效措施，确保档案工作的顺利开展。
                                        
  ※ 利用天地 ※

   ◆ 近日,景山街道宣传部利用室存档案和历史资料,制作了街道胡同历史文化展板  此套展板共计25块，从历史事件、历史遗迹、名人故居和四合院风貌等方面全方位展示了景山地区的历史文化底蕴，为地区居民、驻地单位和机关工作人员了解景山提供了一个新的窗口，展板已于8月初展出。

    ※ 一句话消息 ※

    ◆ 区档案局的《论加强档案利用工作中的宣传与服务》、《浅谈依法开放档案中的问题及对策》、《浅谈数码照片档案管理中存在的问题和应对办法》三篇论文在市档案学会论文评比中分获优秀奖和创意奖。                                    
    ◆ 景山街道办事处档案室、社建办联合对8个社区居委会进行了档案检查，并请区档案局业务指导科对社区居委会兼职档案员进行了档案专业知识培训，使换届后的新档案员尽快熟悉档案业务。
    ◆ 东四街道办事处转发区档案馆 “征集当代东城口述史资料”活动的通知，各社区居委会报名工作正在进行。